SEBELUM MESYUARAT
1. Menghantar notis mesyuarat serta semua dokumen yang berkenaan dalam jangkamasa yang mencukupi
2. Pastikan agenda mesyuarat/perkara yang akan dibincangkan serta dokumen untuk edaran
semasa mesyuarat mencukupi
3. Menentukan persiapan bilik dan alat kelengkapan untuk bermesyuarat
4. Jelaskan agenda, isu, kertas kerja untuk perbincangan pada pengurusi sebelum mesyuarat
5. Siapkan CHECKLIST isu-isu penting mesyuarat untuk panduan pengurusi
SEMASA MESYUARAT
1. Mencatatkan kehadiran ahli-ahli
2. Membuat catitan untuk menyediakan minit mesyuarat
3. Bantu pengurusi semasa bermesyuarat
4. Memberi penjelasan yang diperlukan kepada ahli mesyuarat
5. Lain-lain tugas pentadbiran dan house-keeping
SELEPAS MESYUARAT
1. Sediakn draf minit mesyuarat untuk kelulusan pengurusi mensyuarat
2. Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli mesyuarat secepat yang mungkin
3. Mengambil tindakan susulan mengenai perkara yang dikehendaki
4. Menyimpan rekod-rekod dan dokumen mesyuarat
CHECKLIST SETIAUSAHA MENSYUARAT
1. Bawa ke bilik mesyuarat salinan agenda yang mencukupi termasuk semua kertas laporan, minit, nota
dan mana-mana bahan rujukan yang diperlukan
2. Sila hadir awal, semak semua kemudahan dan keperluan mesyuarat dan bantu untuk
mengalu-alukan tetamu
3. Sediakan senarai para hadiran yang lengkap
4. Sila sediakan bantuan perkhidmatan/pentadbiran semasa tempoh mesyuarat
5. Nasihatkan ahli mesyuarat mengenai prosedur yang diperlukan
6. Catitkan nama ahli mensyuarat yang hadir dan bercakap
7. Ambil nota seberapa jelas yang boleh
8. Tentukan fakta angka dan keputusan direkodkan dengan tepat dengan menggunakkan
penjelasan sekiranya perlu
9. Dapatkan salinan semua laporan dokumen dan gambarajah yang dikemukakan dalam mesyuarat
10. Sediakan minit mesyuarat yang berkualiti.
No comments:
Post a Comment